文章(zhāng)摘自(zì)《國(guó)際工(gōng)程與勞務》 文/陳小傑
目前,我國(guó)企業的海外基礎設施建設市場大(dà)部分(fēn)集中在經濟基礎和技術(shù)力量相(xiàng)對薄弱的亞非國(guó)家和地區的物資、設備比較貴乏,因此建設施工(gōng)中的物資供應工(gōng)作(zuò)成爲保證項目順利完成的重要環節之一。筆者結合自(zì)身(shēn)的工(gōng)作(zuò)體(tǐ)會,對海外工(gōng)程項目的物資供應管理(lǐ)進行總結,希望能起抛磚引玉之用。
提高物資供應管理(lǐ)能力的意義
物資供應包括采購(gòu)。運輸等過程,物資供應管理(lǐ)水平的提高對于企業核心競争的提升具有十分(fēn)重要的意義。
同時物資供應對整個項目最終的利潤将起至關重要的作(zuò)用。在海外的基建項目中,設備.材料的采購(gòu)金額在合同價款中所占比重約爲70%,不影(yǐng)響工(gōng)程的質量.進度和成本,甚至會影(yǐng)響項目的經濟效益。因此提高物資供應管理(lǐ)能力是企業的重要課題,尤其是海外工(gōng)程項目順利完成.提高經濟效益的重要因素。
海外工(gōng)程項目物資供應管理(lǐ)的重點
由于我國(guó)海外基建項目基本都(dōu)集中在欠發達國(guó)家和地區,設備.材料等的采購(gòu)成本占工(gōng)程總成本的比例較高,采購(gòu)成本直接影(yǐng)響工(gōng)程的造價。這就(jiù)要求采購(gòu)部門(mén)在進行商務談判時掌握技巧,綜合考慮質量、價格和進度,從(cóng)而降低采購(gòu)成。同時,工(gōng)程類公司擔任物資供應工(gōng)作(zuò)的人(rén)員(yuán)大(dà)部分(fēn)是工(gōng)程出身(shēn),外貿知識相(xiàng)對較爲薄弱,對于出口運輸環節的程序也不甚熟悉。因此,物資供應管理(lǐ)過程中,需要抓住其中的關鍵環節。
一、組織結構
科(kē)學有效的組織結構式物資采購(gòu)管理(lǐ)體(tǐ)制得(de)以高效運營的核心保障機(jī)制,應建立統一管理(lǐ).統一采購(gòu)及統一結算的組織機(jī)構體(tǐ)系。
總體(tǐ)架構設計(jì):1由公司總部管理(lǐ)層面整合各海外工(gōng)程項目采購(gòu)主體(tǐ)資源,構建一個管理(lǐ)中心,統一管理(lǐ).集中決策.實施戰略采購(gòu),負責在國(guó)内出口.轉口物資和大(dà)宗材料、機(jī)制設備、配件(jiàn)、低值易耗品的組貨、供應;2.由地區駐外機(jī)構層面整合區域資源,組織在所在國(guó)當地市場上大(dà)宗材料、監理(lǐ)公司用品、建點物資、機(jī)械配件(jiàn)、低值易耗品的組貨、供應工(gōng)作(zuò);3.由項目經理(lǐ)部層面構建現場需要.增強現場服務能力,負責采購(gòu)當地零星物資爲主,負責項目急需物資及補充計(jì)劃物資的采購(gòu)。
二.、物資供應流程管理(lǐ)
一般項目正式開工(gōng)後,主要的物資供應工(gōng)作(zuò)流程如(rú)下:
1.需求彙總:依據項目部提交的設備、材料的需求表(需項目監理(lǐ)認可(kě)),審核後,拟訂招标或非招标采購(gòu)的物資類别。
2.編制采購(gòu)計(jì)劃:根據項目總體(tǐ)要求編制物資采購(gòu)實施計(jì)劃,主要包括:采購(gòu)原則(招标、比價采購(gòu)或定向采購(gòu))、采購(gòu)費用與進度控制目标和要求.采購(gòu)進度計(jì)劃(應滿足項目總體(tǐ)進度計(jì)劃要求)、.采購(gòu)特殊問(wèn)題說(shuō)明.采購(gòu)組織其它說(shuō)明等等。
3.物資采購(gòu):對于招标物資(總額200萬元以上)組織專門(mén)力量組織招标采購(gòu);對于一般物資向合格供應商發詢價(3家左右)進行比價後談判,簽約采購(gòu)。
4.出口運輸:采購(gòu)人(rén)員(yuán)根據施工(gōng)進度需要和運輸條件(jiàn),做完采購(gòu)物資的外貿單據後(箱單.發票等)轉交物資人(rén)員(yuán),根據貨品的性質,選擇運輸方式,選擇貨代及船(chuán)運公司等。在條件(jiàn)允許的情況下,達到運距最短(duǎn).時間最省.運費最低的效果。待貨物出口後,辦理(lǐ)出口産品的退稅事(shì)宜。
海外項目設備的運輸目的地遙遠(yuǎn),一般要經過多個國(guó)家和地區,有些設備經過海運後還(hái)要陸路(lù)轉運很長的距離(lí),因此組織好設備運輸工(gōng)作(zuò)顯得(de)尤爲重要。整個海外項目的設備.材料運輸工(gōng)作(zuò)時一個比較繁瑣、涉及範圍比較大(dà)的工(gōng)作(zuò),特别注意一下幾個方面:
(1)設備.材料采購(gòu)時,就(jiù)應該開始了解船(chuán)運公司的情況,選擇業務能力強的船(chuán)運代理(lǐ)(供應商庫範圍内),他(tā)們在報關能力、貨物集港場地、船(chuán)運費用方面上有一定優勢。
(2)在作(zuò)海運計(jì)劃時,就(jiù)預估拟發貨物的體(tǐ)積及體(tǐ)重量,提供準确的貨物量,以确定貨位及大(dà)小合适的集裝箱,以免貨位不足或造成浪費。
(3)選擇船(chuán)運公司後,應按照(zhào)船(chuán)運公司要求的集港時間完成貨物集港,同時完成貨物的清點驗交。一般集裝箱貨物必須在發船(chuán)的前一兩天進港,并且在集裝箱進港前必須将貨物全部裝箱完畢。原則上使用集裝箱船(chuán)運,不使用散裝船(chuán)運。貨船(chuán)進港前要做好貨物的裝箱單(體(tǐ)積.總量.數量)及貨品防腐處理(lǐ)等工(gōng)作(zuò)。
(4)在發運港口海關報關時,貨物品名一定要與國(guó)外項目進行溝通,看(kàn)進口國(guó)有無特殊規定,以免清關時遇到麻煩。在所有貨物裝船(chuán)結束時,應抓緊聯系船(chuán)代及國(guó)外海關人(rén)員(yuán),并對報關的物品名.數量.單價等資料整理(lǐ),做好後續的清關.到場接受準備。
(5)設備到達目的地前進行陸運組織時,要事(shì)先了解陸運通道,咨詢當地的交警部門(mén)是否有特殊規定,如(rú)有必要可(kě)以承包給當地的運輸公司負責運輸。
(6)駐外機(jī)構應派專人(rén)完成貨物到達時的清關工(gōng)作(zuò),如(rú)有必要可(kě)委托當地清關公司完成運輸過程中的清關工(gōng)作(zuò),但(dàn)任然需要有專人(rén)全程參與。
5.現場驗收與管理(lǐ):物資到達現場後,需進行外觀、數量方面的驗收。出具驗收報告,進入倉庫進行保管,根據現場需求情況進行出口庫調撥。
6.訂單付款結算:根據訂單要求,現場驗收報告等各類結算單,與供貨商辦理(lǐ)叮單付款及結算工(gōng)作(zuò)。
三、其它應注意的問(wèn)題
1.供應商管理(lǐ)。在公司内部建立供應商管理(lǐ)庫,包括設備、材料、船(chuán)代、理(lǐ)貨等供應鏈上各個環節的供應商。庫内成員(yuán)應是應是在行業内規模大(dà)、資信好、質量優、産品有競争力、技術(shù)先進、持續發展能力強。庫内的供應商需定期評價,從(cóng)成本效益、服務水平和生(shēng)産效率等方面進行評估,對供應商進行動态管理(lǐ),淘汰不合格供應商,引進新的合格供應商。
2.所有運輸物資必須做運輸保險,考慮到欠發達國(guó)家和地區的政局等原因,投保險别應包括一切和戰争險,同時根據運輸環節容易出現的問(wèn)題可(kě)增加附加險。物資運抵收貨地點後,如(rú)發現整件(jiàn)短(duǎn)缺或包裝嚴重破損,應按保單規定及時找有關機(jī)構進行檢驗,出具檢驗證明文件(jiàn)後再辦理(lǐ)提貨。同時向保險公司申報索賠,檢驗費用應納入索賠金額中。
加強物資供應管理(lǐ)的建議(yì)
海外基礎建設項目的物資供應管理(lǐ),整體(tǐ)來(lái)說(shuō)涉及範圍比較廣,爲保證海外項目順利進行,并取得(de)良好的經濟效益,我國(guó)企業在海外物資供應還(hái)有很長的路(lù)要走,還(hái)有很大(dà)的潛力可(kě)挖。筆者根據自(zì)己的工(gōng)作(zuò)經驗,建議(yì)如(rú)下:
一、人(rén)才培養
目前建築施工(gōng)企業内,工(gōng)程類人(rén)員(yuán)居多,外貿方面的人(rén)員(yuán)較爲缺乏,海外物資供應對于施工(gōng)企業來(lái)講是一個新的業務領域,人(rén)員(yuán)配備不齊是普遍現象。解決方案一是引進相(xiàng)關外貿人(rén)才,配合海外出口業務;二是培訓相(xiàng)關采購(gòu)人(rén)員(yuán),使之熟悉出口運輸等業務。
二、建立信息管理(lǐ)系統
建立完善的信息管理(lǐ)系統,實現物資供應的統一規劃。管理(lǐ)流程化、網咯化,通過工(gōng)作(zuò)流程,以及資金流、信息流、物資及運輸管理(lǐ)、供應商管理(lǐ)等,完善物資供應鏈管理(lǐ),提高工(gōng)作(zuò)效率和經濟效益。
(作(zuò)者工(gōng)作(zuò)單位:中國(guó)路(lù)橋工(gōng)程有限責任公司)